Как вести финансовый учет в бьюти-бизнесе: отслеживаем устойчивость салона

Бухгалтерия, финансовые показатели, отчеты — одни из самых непростых для понимания областей в бизнесе. Но для контроля за его состоянием необходимо разбираться и в этом.

О том, как просто и эффективно вести учет доходов и расходов, поделилась Елена Литвина, владелица сети студий лазерной эпиляции и аппаратной косметологии Ледилазер.рф.

Какие метрики нужны

Для того чтобы отслеживать финансовое состояние бизнеса, нам нужны несколько метрик — контрольные точки, показывающие всю картину целиком.

Выручка — это валовый доход, все поступления за определенный период, например, за месяц.

• Переменные расходы — это расходы, на которые влияет количество посетителей в салоне, загрузка салона. Например, краска для волос, воск для депиляции, перчатки, кофе для клиентов и т.д.
• Постоянные расходы — расходы, которые не зависят от количества клиентов. Например, аренда, фиксированная зарплата сотрудников и т.д.
• Прибыль — это то, что у нас остается после вычета всех расходов из общей выручки
• Маржинальная прибыль — разница между выручкой и переменными расходами. Ее считаем для просчета точки безубыточности
• Среднемесячная выручка — это выручка за месяц, поделенная на количество отработанных дней в месяце. Очень помогает в постановке планов
• Средний чек — выручка, поделенная на количество чеков. Этот показатель также важен для финансового планирования
• Точка безубыточности — это тот доход, который покрывает все расходы. Помогает избежать кассовых разрывов и просчитывать рентабельность до выхода на рынок

Далее расскажу, как использую эти метрики для контроля учета расходов и доходов.

Если хотите разобраться, окупается ли ваш бизнес и насколько эффективно используются ресурсы, читайте статью: «Что такое рентабельность в бьюти-сфере, как ее считать и повысить».

Как вести отчетность

У нас в каждом салоне настроена строгая отчетность. Мастера и администраторы ежедневно собирают сводные за прошедший день.

• Я веду каждый день отчет о движении денежных средств (ДДС)

  Делать его легко в приложении для смартфонов — их много, можно выбрать любое удобное. В приложении вводим раз в день все, что заработали и все, что потратили. По итогу мы получаем диаграмму, где посчитаны доходы и расходы.

  

  Мобильные приложения для учета доходов и расходов

• Для подсчета всех показателей в нашем салоне мастера сдают ежедневные отчеты

  В ежедневном отчёте мастера указывают:

  → Сумму наличными и безналичными

  → Общий приход за день

  → Остаток по кассе на конец дня

  → Сколько принесла денег каждая из процедур

  

  Ежедневный отчет мастеров

• Администраторы тоже сдают отчеты, в которых фиксируют:

  → Количество записей

  → С какого канала пришли записи

  → Количество новых и повторных клиентов

  → Клиент пришёл на разовую услугу или по абонементу и т.д.

  

  Отчет администраторов

• Все отчеты старший мастер вносит в общую таблицу, где указан план на месяц

  Так у меня собирается ежемесячно подробный готовый отчет по каждой студии. В нем не только подсчитаны нужные метрики для контроля финансового состояния, но и включена информация по работе с клиентами. Ее используем для распределения бюджета на рекламу.

Контролируйте работу сотрудников в салоне красоты!

Подключайте связку amoCRM + YCLIENTS, чтобы управлять коммуникацией админов с клиентами

Узнайте подробнее

Как избежать кассовых разрывов

Кассовых разрывов можно избежать с помощью финансового плана и просчитанной точки безубыточности.

Как составить финансовый план

Мы составляем план на месяц и для каждой студии отдельно. Цифры определяем так:

• Считаем доход за предыдущие 3 месяца и за год
• Выводим среднее арифметическое и ставим план чуть выше получившейся суммы

Можно также составлять индивидуальные планы каждому мастеру. Это подходит для тех мастеров, которые работают не строго посменно, а, например, 2 дня в неделю. За выполнение планов предусмотрены бонусы и награды.

Что делать, если не дотягиваете до плана

Планы выставляем не для красоты, а для того, чтобы их закрывать. Идеально, если план выставлен на месяц, затем из него — недельный план, из недельного — ежедневный.

Если мы наблюдаем просадку, до плана не дотягиваем, то принимаем комплекс мер:

• Фокусируем администраторов на заполнении записи. Для этого мы даем специальные инструменты и алгоритм работы, администраторы начинают работу по нему с клиентской базой — обзвон, дополнительные продажи, предварительные записи

  В качестве инструмента администраторы используют рассылку с помощью Wahelp по горячим окнам — когда у нас освобождается внезапно окно, сообщаем об этом другим клиентам.

  

  Пример шаблона рассылки по горячему окну через Wahelp

• Мастеров также ориентируем на то, чтобы они записывали своих клиентов сразу на следующую процедуру. У наших мастеров возвращаемость клиентов — от 80% до 100%
• Используем связку YCLIENTS+Wahelp — настраиваем кросс-продажи, сегментируем аудиторию и отправляем рассылки с предложениями

Как просчитать точку безубыточности

Точка безубыточности — это тот доход или то количество услуг, которые обеспечат вам выход в «ноль». Другими словами, ниже точки — убыток, выше — прибыль. Считается она просто по формулам.

• Считаем точку безубыточности в количестве услуг в месяц:

  ТБ = (постоянные расходы) / (маржинальную прибыль на одну услугу)

  где постоянные расходы — аренда, зарплата и т.д.;

  маржинальная прибыль на услугу — разница между стоимостью услуги и переменными расходами на нее.

  Пример. Сеанс лазерной эпиляции стоит 2000 руб. Постоянные расходы на кабинет — 40 000 руб. Переменные расходы на одну процедуру — 300 руб.

  Маржинальная прибыль услуги — 2 000-300 = 1700 руб.

  ТБ = 40 000/1700 = 24 сеанса эпиляции в месяц обеспечат вам работу без убытков.

• Считаем ТБ в деньгах:

  ТБ = (выручка) * (постоянные расходы) / (совокупную маржинальную прибыль)

  где выручка — сумма всех чеков за месяц;

  постоянные расходы — аренда, зарплата и т.д.;

  совокупная маржинальная прибыль — разница общей выручки в месяц и всех переменных расходов на общее количество услуг в месяц.

  Пример. Сеанс лазерной эпиляции стоит 2000 руб. Вы за месяц продали 24 услуги эпиляции, значит, выручка составила 48 000 руб. Переменные расходы — 7 200 руб., постоянные — 40 000 руб. Совокупная маржинальная прибыль — 40 800 руб.

  ТБ = 48 000*40 000/40 800 = 47 060 руб. в месяц — этот доход и есть ваша точка безубыточности.

Вот две опоры для того, чтобы не попасть в кассовые разрывы — обязательно ставьте планы на короткий период, не забывайте, что они должны быть не ниже точки убыточности!

Как спрогнозировать прибыль на основе финансовых отчетов

Для тех, кто только планирует открывать бизнес в сфере бьюти, у нас разработана финансовая модель по нашей франшизе. На ее примере можно просчитать заранее, какую прибыль принесет ваш бизнес.

Как считать прибыль

Финансовая модель настроена на автоматический подсчет. Вы можете ввести туда любые данные, она просчитает рентабельность и прибыль.

Чтобы просчитать рентабельность и прибыль, нужны показатели из ваших исходных данных:

• Потенциал по записям в месяц
• Доходимость клиентов
• Итоговая заполняемость
• Переменные расходы
• ФОП
• Постоянные, административные, хозяйственные расходы
• Амортизация

Например, вы знаете, сколько стоит аренда в месяц, какую зарплату планируете платить мастерам, прогнозируете заполняемость и примерные переменные расходы. Зная эти цифры, можно просчитать:

• Средний чек
• Маржинальную прибыль
• Рентабельность
• Чистую прибыль
• Точку безубыточности

Пример расчёта будущей прибыли

Владельцу бизнеса необязательно погружаться во все цифры, значения, метрики. Достаточно обозначить несколько важнейших контрольных точек и обучить персонал собирать статистику — тогда учет расходов и доходов в бизнесе не будет проблемой.

Получайте стабильный поток клиентов и полную запись

Без расходов на рекламу и перегрузки администраторов

Узнать подробнее